デスクワークで働く皆さんの中にはなかなかメールが処理できなくて困ってる方はいらっしゃいませんか？
私もそうでした。
大体毎日２００件ほどのメールが来てチェックしては削除の毎日…。
休日明けは特に数が多くてへとへと…。
そんな私が自分なりに試行錯誤して大量のメールをさばく方法を考えたのでお伝えしますね！
メール処理する時間を決める
仕事をやりながら着たメールを一件一件処理していくと、とりかかっている仕事を何度も中断することになるのでとても効率が悪いです。
メールをチェックするのはできれば朝と夜の１日２回、いきなり２回は難しいのであれば朝２回、夜２回の１日４回に留めて集中的に処理しましょう。
４回のチェックであれば、就業時間が８時間として２時間に一度見ているのでよっぽどの緊急案件以外は対応できるものです！
そしてこれは重要なことですがメールを見る回数を減らすのには送信するメールにもコツがありまして、定型業務以外の重要案件については送るメールにも「不備がもしございましたらお手数ですが至急お電話いただけると幸いです。」など、急ぎは電話で欲しい旨を伝えておくことです。
そうすると電話が増えて困ると思われるかもしれませんが、そもそもほとんどの人は急で今すぐ対応して欲しい案件は電話でするものなので、そんなに増えないので大丈夫ですよー！
振りわけ機能を活用する
Gmailなどは特定のタイトルや宛先に対して「ラベル」を設定して、自動振り分け機能があります。
「ラベル」という名前でなくてもほとんどのビジネス用メールはなんらかの振りわけ機能があります。
もしそれを利用してなくて一件一件手動でカテゴリーわけをしていたり、もしくは全くカテゴリーわけを利用してなかったら、今すぐ仕組を調べて活用した方がいいです！
使ってないと沢山時間を無駄にしてます…。
あと、自分が宛先に入ってるけども全く見ないようなメルマガなどは、受信トレイにいれず即廃棄する設定にするのがおすすめです。
まとめ
そんな感じで集中してメール処理に取り掛かってる私ですが、一番重要なのは「未処理メールは二桁におさめて、ためすぎないこと」です！
メール処理する時間は集中してやっつけるようにして、受信トレイに大量のメールをためないこと。
ためればためるほどやる気がなくなりますし、まとめて見る分メールを見る時間に処理しないと未処理のまま放置することになって送り主に迷惑かけちゃいますから。
だから、メールに対応するときは集中！
これ、とっても大事です?。
いかがだったでしょうか？
みなさんも頑張って効率的にメールにさばいていきましょうね。